Трудовая книжка – это генеральный документ, ведущий учет кадровых изменений каждого гражданина на всю его трудовую жизнь. По законодательству, каждому гражданину должна быть выдана трудовая книжка на имя директора предприятия, который обязан взять ее на ведение. Заполнение книжки производится на бумажном бланке, и вносится информация о местах работы, должностях, даты начала и окончания учебы, дата выдачи диплома и другие данные.
Вкладыш – это дополнительный документ, который выдается при получении трудовой книжки. В графе квалификации указываются все специальности, которые гражданин получил за свою трудовую жизнь. Данные в вкладыше вносятся на отдельных листах и должны быть высланы в архив на сохранение. Если вкладыши были утеряны, то при восстановлении трудовой книжки, гражданин имеет право заполнить новые листы со всей необходимой информацией.
Дубликат – это копия трудовой книжки, которую можно получить при ее утере или повреждении. Дубликат заполняется на отдельном листе с указанием всех изменений, которые были внесены до момента утери или повреждения. В графе «дата выдачи» указывается дата, когда гражданин получил первоначальную трудовую книжку.
Заключение Каждый гражданин обязан самостоятельно заполнять свою трудовую книжку и следить за верным внесением всех данных. При приеме на работу необходимо предоставить трудовую книжку и вкладыш (если они имеются), дубликат их не заменяет. Если в книжке были допущены ошибки, они могут быть исправлены только после согласования с работодателем и в соответствии с законодательством. Важно помнить, что правильное оформление трудовой книжки – это залог корректного ведения делопроизводства и приведет к надежному учету кадровых изменений.
Подробнее — Приложение N 2. Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Оформление трудовой книжки при приеме на работу
При приеме на работу главным документом, который вы должны предоставить, является трудовая книжка. В ней должны быть указаны все предыдущие места работы, даты начала и окончания, должности и квалификация. Если у вас еще нет трудовой книжки, то вам необходимо оформить ее в кадровой службе предыдущего места работы или в местном центре занятости населения.
Трудовая книжка состоит из листов, заполняется на бумажном бланке. Для каждой работы, в том числе и для текущей, заполняется отдельный лист. В ней указываются данные о месте работы, должности, даты начала и окончания работы, а также данные о квалификации. Если внесены какие-либо изменения в записи о месте работы, то это должно быть указано в графе «изменения».
В трудовую книжку могут быть внесены изменения только с разрешения работника, а также с одобрения государственных органов. Если вы заметили ошибку в записи, то необходимо обратиться к ведущему специалисту по делопроизводству или к генеральному директору.
Вкладыши заполняются при получении новых документов, таких как копии диплома, заявления и других документов, связанных с работой. Данные из вкладыша заносятся в трудовую книжку и журнал ведения трудовых книжек. Даты выдачи вкладышей также вносятся в трудовую книжку в соответствующую графу.
Не забывайте, что трудовые книжки всех работников должны быть храниться в архиве организации в течение пяти лет после увольнения. Также вы можете запросить копию своей трудовой книжки у предыдущего работодателя или оформить дубликат в случае ее утери.
Помните, что оформление трудовой книжки при приеме на работу является обязательным согласно законодательства, поэтому необходимо заполнять ее аккуратно и правильно.
Что необходимо указать в трудовой книжке
В трудовой книжке должны быть отражены все кадровые данные работника – ФИО, даты приема и увольнения с должности, основные места работы, должности, которые занимал гражданин, и сведения о квалификации.
При приеме на работу в трудовой книжке должно быть заполнено заявление. В графе «должности» указывается та, на которую был принят работник. Также в книжке должны быть внесены изменения, связанные с выплатой оклада.
В случае выдачи дубликата трудовой книжки указывается дата внесения изменений. Вкладыши также должны быть высланы в архив или ведущий журнал.
В графе «место работы» необходимо указывать название компании, местонахождение организации, его юридический адрес и телефон. Если же компания была переименована, то необходимо указывать старое название.
В графе «квалификация» указывается наличие диплома или свидетельства о профессиональной подготовке.
Если был допущен промах в заполнении трудовой книжки, то должность должна быть исправлена в соответствии с законодательством. В случае неправильной даты в графе «прием на работу» или «увольнение» дата должна быть исправлена.
Дубликаты трудовой книжки, вкладыши и копии бумажных записей должны храниться в архиве компании. Генеральному директору предоставляется копия трудовой книжки.
Вкладыши к трудовой книжке заполняются в случае изменения данных работника – даты приема на работу, должности, увольнения и т.д. Вкладыши вносятся в документ об издании приказа о принятии на работу или увольнении.
Какие документы нужно предоставить для оформления трудовой книжки
Для оформления трудовой книжки вам нужно предоставить следующие документы:
- заполненный бланк трудовой книжки;
- вкладыш, который заполняется ведущим кадровым лицом предприятия;
- документы, подтверждающие вашу квалификацию (например, диплом об образовании).
Бланк трудовой книжки и вкладыши можно получить в генеральном директорате делопроизводства и кадров предприятия, а также в архиве.
При заполнении бланка трудовой книжки следует указать все места работы с датами начала и окончания работы, а также указать места изменения данных в листе номер 3 (графа «изменения и дополнения»). Не забудьте также внести данные о вашей должности и квалификации. Если вы уже имеете трудовую книжку и вам нужен дубликат, должны быть указаны дата и номер трудовой книжки.
Помните, что заполнение вкладыша происходит в соответствии с требованиями законодательства и утвержденными формами документов. Вкладыши заполняются на основании данных, вносимых в трудовую книжку вами или ведущим кадровым лицом, всех работодателей, у которых вы работали.
После заполнения вкладышей они должны быть Вами подписаны и высланы в инспекцию труда; пятый вкладыш остается у Вас в трудовой книжке.
Вкладыши составляются с исправлениями и дополнениями до момента ухода из последнего места работы, в том числе и в местах, где работник не работал более чем 6 месяцев с момента последней записи в трудовой книжке.
Не забывайте, что в трудовую книжку вносят данные об изменении должности, места работы, квалификации и работы в период отпуска.
Надеемся, наше руководство помогло вам разобраться, какие документы нужно предоставить для оформления трудовой книжки.
Подробнее здесь: Энциклопедия решений. Дубликат трудовой книжки (май 2023).
Как получить дубликат трудовой книжки
Если ваша трудовая книжка была утеряна, украдена, повреждена или содержит ошибки в данных, вы можете получить дубликат. Чтобы это сделать, следуйте этим шагам:
- Напишите заявление об изготовлении дубликата трудовой книжки. В заявлении укажите причину необходимости дубликата, а также свои личные данные, включая ФИО, дату рождения, место работы и должность.
- Приложите к заявлению копию паспорта и копию документа об образовании (диплома). Если вы сменили фамилию, приложите также документ об изменении фамилии.
- Обратитесь в кадровую службу вашей организации и узнайте, где находится ваша трудовая книжка. Если она хранится в централизованном архиве, директор организации должен выдать вам справку о том, что ваша трудовая книжка была утеряна или повреждена.
- Заполните журнал учета дубликатов трудовых книжек. В этом журнале вы должны указать ФИО, дату рождения, должность и место работы гражданина, который обратился за изготовлением дубликата, а также дату выдачи дубликата.
- В заявлении укажите дату, с которой вам нужно внести изменения в трудовую книжку, если они необходимы. Исправления вносятся в соответствующие графы трудовой книжки в порядке, установленном законодательством.
- Ведущий кадровый консультант должен заполнить вкладыши к трудовой книжке, которые даются вместе с дубликатом. В этих вкладышах вносятся данные о квалификации и должностных обязанностях, а также записи о времени работы на каждой должности.
- Выберите лист трудовой книжки, на котором была последняя запись, и заполните дату. Это будет дата выдачи дубликата. Затем заполните оставшиеся графы трудовой книжки. Должности, на которых вы работали ранее, заполняются в порядке убывания дат начала работы.
- Полученный дубликат трудовой книжки должен быть заверен генеральным директором организации. После этого копия дубликата возвращается вам, а в трудовую книжку вкладываются вкладыши с изменениями.
- Все изменения в трудовой книжке должны быть соответствовать требованиям законодательства. Если у вас возникли трудности с заполнением дубликата трудовой книжки, обратитесь за консультацией к специалисту в области делопроизводства.
- Дубликаты трудовых книжек выдаются бесплатно. Они должны быть высланы вам по почте в течение 10 рабочих дней со дня обращения.
Важно помнить, что дубликат трудовой книжки не заменяет оригинал. Оригинал трудовой книжки должен оставаться в вашем распоряжении.
Когда нужно получить дубликат трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки может потребоваться в разных случаях. Например, если вы утеряли оригинал книжки, если книжка была украдена или уничтожена в результате стихийного бедствия.
Также, если вы меняли место работы несколько раз, и информация о ваших предыдущих местах работы была внесена в старую книжку, которую вы не имеете при себе, вам нужен дубликат, который содержит все записи. Обратите внимание, что записи о квалификации и дипломах в трудовой книжке необходимы при приеме на работу на должности, связанные с определенными профессиями.
Для получения дубликата трудовой книжки нужно написать заявление на имя генерального директора предприятия, где вы работали. При заполнении заявления необходимо учитывать законодательство и стандарты заполнения всех разделов. Вам следует предоставить примечания к трудовой книжке, документы, подтверждающие предыдущий трудоустройства, а также данные о квалификациях и дипломах. Если требуется исправление каких-либо записей, в заявлении необходимо указать дату, должности и подпись руководителя, который вел кадровые дела в момент заполнения трудовой книжки.
После заполнения заявления его следует направить в отдел кадров или в делопроизводство предприятия, через которое велась трудовая деятельность. Заявление рассмотрят, записи внесут в журнал учета заполнения трудовых книжек. Дубликат будет выслан вам по почте, поэтому не забудьте указать правильный адрес выдачи документов.
В дополнение к дубликату можно получить вкладыш, который содержит более подробную информацию о квалификации и дипломах. Вкладыш заполняется так же, как и бумажная книжка, с указанием даты начала и окончания работы, должности и прочих сведений. Ведущий кадровый консультант обычно занимается ведением вкладыша в процессе трудоустройства новых работников.
Какие документы нужно предоставить для получения дубликата трудовой книжки
Для получения дубликата трудовой книжки необходимо предоставить следующие документы:
- Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки, которое заполняется в двух экземплярах. Одну копию заявления вносят в делопроизводство, а вторую оставляют себе.
- Документ, удостоверяющий личность гражданина, т.е. паспорт или другой документ, предусмотренный законодательством РФ.
- Копия утраченной (уничтоженной) трудовой книжки, если она была. Если книжка утеряна, но есть записи о работе в кадровом журнале или архиве, где велось ее ведение, то дубликат может быть выдан на основании этих данных.
- Документы, подтверждающие наличие занятости по местам работы (список мест работы, заверенный генеральным директором, трудовые договоры и т.д.), либо документы об образовании и квалификации работника (дипломы, сертификаты и т.д.).
- Документы, подтверждающие изменения в должности или месте работы.
Для заполнения заявления на выдачу дубликата трудовой книжки нужно указать в нем:
- ФИО личности;
- Паспортные данные;
- Дата выдачи и место проведения дела об утере трудовой книжки;
- Дату выдачи дубликата трудовой книжки;
- Вкладыш, который был утерян, его серию и номер;
- Работы, которые выполнялись на предыдущих местах работы. Записи должны быть четкими и точными: должность, период и место работы.
Заполнение заявления должен осуществлять ведущий консультант кадровой службы или HR-специалист. Заявление можно заполнить в электронном виде, а затем распечатать и подписать его вручную либо заполнить вручную на бумажном бланке.
Заполненное заявление нужно подать в отдел кадровых дел или архив, где ведется учет трудовой книжки, и принести оригинал документа, удостоверяющего личность гражданина.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный документ, который заполняется и хранится вместе с трудовой книжкой. Он был введен согласно законодательства РФ 25 июня 1993 года, и с тех пор является обязательным документом для сведения данных о квалификации и опыте работы гражданина.
Заполнение вкладышей должны вестись ведущими кадровыми лицами, которые имеют достаточную квалификацию и знание законодательства РФ. Для того, чтобы заполнить вкладыш, необходимо использовать соответствующий бланк, который вы можете выбрать в вашем делопроизводстве.
При заполнении вкладыша необходимо указывать все данные, которые были указаны в соответствующих записях в трудовой книжке. В графе «изменения» вы должны указывать даты изменений, а также какие именно изменения произошли.
Если вы даете согласие на ведение электронного документооборота, то ваши данные из трудовой книжки будут вноситься в электронную форму, в то время как установка на бумажный носитель вкладышей останется в силе.
После заполнения вкладыша, он должен быть выслан вам. Если бумажные вкладыши были утеряны, то вы можете заказать дубликат, который вы можете получить в архиве, если вы обратитесь к генеральному директору. В случае исправлении данных в вкладыше, нужно заполнить заявление о внесении изменений в вкладыш и направить его в архив.
В качестве квалификационного документа к трудовой книжке заполняется приложение, в котором указываются наименование должности и места работы, а также диплома, удостоверяющего соответствующую квалификацию гражданина.
- Дату заполнения вкладыша нужно указывать в соответствующей графе.
- Все данные в вкладышах должны быть указаны как можно точнее и полнее.
- Вкладыши могут использоваться как в бумажной, так и в электронной форме.
Как заполнить трудовую книжку?
- Первым делом необходимо внести основные данные о себе: фамилию, имя, отчество, дату рождения, место рождения, гражданство, а также данные о родителях.
- Далее нужно заполнить графы, которые относятся к диплому о высшем образовании и квалификации.
- Также в трудовую книжку нужно внести данные о местах работы: место, даты приема и увольнения, должность, а также информацию о выполняемых работах и достижениях на предыдущих местах работы.
- В случае их изменения необходимо вносить правки в трудовую книжку. Для их внесения нужно обратиться к ведущему кадровому консультанту, который заполнит специальный журнал изменений. Обязательно внесение изменений в книгу, если вы меняете должности или места работы.
- В случае утери трудовой книжки, необходимо в течение трех рабочих дней написать заявление на выдачу дубликата книжки вместе с вкладышем о высшем образовании. Заявление следует направить в архив для документо- делопроизводства.
Как заполнить вкладыш?
- Вкладыш заполняется на отдельном листе бумаги. Обязательно указание даты выдачи на первой странице вкладыша.
- Вкладыш заполняется в случае изменения даты окончания обучения или изменения квалификации.
- Для заполнения необходимо указать следующие данные: номер диплома, дата выдачи, университет, специальность, дата окончания обучения.
- В случае, если у вас есть несколько вкладышей, выберите тот, который соответствует вашей последней специальности.
Все изменения, вносимые в данные трудовой книжки, должны быть согласованы с ведущими кадровыми консультантами. Их необходимо вносить при каждой смене места работы или изменении должности. Не забывайте, что трудовая книжка является важным документом, который следует вести точно и ежегодно обновлять.
Когда необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку
Если жизненная ситуация заставила вас изменить свое место работы, то вам необходимо обратить внимание на оформление документов. В зависимости от того, был ли у вас дубликат трудовой книжки или нет, вам может потребоваться новый вкладыш.
Например, при устройстве на новую должность вы должны предоставить ведущему кадровому документу свою трудовую книжку. Если в ней произошли изменения (например, появилась новая запись о квалификации или исправлении даты начала работы на предыдущем месте), то вам необходимо оформить вкладыш.
Для заполнения вкладыша необходимо использовать официальный бланк. В нем вы выберете графы, которые соответствуют изменениям в вашей трудовой книжке. Обратите внимание, что вкладыш заполняется на каждую запись: если вам пришлось получать копию диплома, то вам потребуется новый вкладыш.
Если вы потеряли трудовую книжку, следует подать заявление в органы, ответственные за ее ведение. В некоторых случаях (если вы уже не работаете на предыдущем месте) вам может быть выдан дубликат трудовой книжки. В этом случае все записи будут высланы в кадровый журнал на новое место работы. Если же дубликат не был выдан, то необходимо оформить вкладыш на каждую запись.
Не стоит забывать, что правила оформления трудовых книжек и их вкладышей регулируются законодательством. Если вы не уверены, какие данные в какой графе должны быть указаны, обратитесь за консультацией к юристу или кадровому специалисту.
Какие данные следует указывать в вкладыше в трудовую книжку
При заполнении вкладыша в трудовую книжку необходимо соблюдать требования законодательства. Какие данные следует указывать при заполнении этого документа, давайте рассмотрим.
Первым делом необходимо указать данные о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения и гражданство. Далее необходимо указать данные о квалификации и должности, которую занимает работник. В этом пункте должны быть указаны дата начала работы, наименование должности и наличие соответствующего диплома.
В графе «записи о работе» необходимо указать периоды работы на предыдущих должностях, наименование организаций, адреса мест работы и должности, которые занимал работник.
Если был выдан дубликат трудовой книжки, то в графе «записи о выдаче трудовой книжки» необходимо указать даты выдачи оригинала и дубликата книжки, а также организации, которые их выдали.
При введении ведения электронных кадровых документов, в графу «ведение записей» вносятся даты перехода на электронные кадровые документы и перехода обратно на бумажные документы.
Также необходимо заполнить графу «исправления в записях» в случае, если вносятся какие-либо исправления в записи в трудовой книжке. В этом случае необходимо указать дату, наименование организации и лиц, которые внесли исправления.
При выдаче вкладышей в трудовую книжку, необходимо заполнить бланк вкладыша, указав дату выдачи документа и подпись директора организации или ведущего специалиста по кадрам.
Важно помнить, что все данные о работнике и его трудовой деятельности должны быть указаны точно и без ошибок. В случае необходимости, вкладыш в трудовую книжку может быть подвергнут исправлению и дополнению.
Вся информация о работнике, связанная с его трудовой деятельностью, является конфиденциальной и должна храниться в соответствующем журнале делопроизводства или архиве организации. Копия трудовой книжки может быть выслана генеральному директору по его заявлению.
Вопросы-ответы
- Зачем нужна трудовая книжка?Трудовая книжка необходима для фиксации всех мест работы, стажа и выплат по заработной плате. Кроме того, она служит основанием для расчета пенсии и других социальных выплат.
- Как часто нужно вносить записи в трудовую книжку?Записи в трудовую книжку должны вноситься не позднее трех рабочих дней со дня начала работы. Также необходимо вносить записи о выплатах по заработной плате, наградах и поощрениях.
- Что нужно делать, если трудовая книжка утеряна?В случае утери трудовой книжки необходимо обратиться в отдел кадров предыдущего места работы и запросить выписку трудовой книжки. Если данные не удалось восстановить, можно получить дубликат трудовой книжки в органе по труду и занятости населения.
- Можно ли работать без трудовой книжки?Работа без трудовой книжки незаконна. Кроме того, отсутствие трудовой книжки может привести к проблемам с получением социальных выплат и трудоустройством в будущем.
- Что такое вкладыш в трудовую книжку?Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительный документ, в котором фиксируются данные о текущем месте работы. Он выдается при приеме на работу и должен содержать информацию о должности, заработной плате, режиме работы и других условиях труда.
- Какие данные должны быть указаны в дубликате трудовой книжки?В дубликате трудовой книжки должны быть указаны все записи, сделанные в оригинале трудовой книжки. Данные о местах работы, должностях, заработной плате и других выплатах должны быть точно скопированы. Также дубликат должен содержать печать и подпись работодателя.
